The basics of Hybrid Meetings

How to have productive and pain-free hybrid meetings

Je vergadert virtueel met klanten, collega's en stakeholders en stuurt misschien één of meerdere remote (project)team(s) aan. Je hebt de basis van online vergaderen onder de knie... genoeg om een stapje verder te gaan en je online en hybride meetings wat meer pit te geven. Bij Beanmachine vergaderen we al al jaren online met tal van verschillende doelgroepen en objectieven. We ontdekten tal van manieren om snel, efficiënt én leuk dialoog op te zetten, kennis te delen en informatie te verzamelen. Zin om ook jouw hybride meetings aantrekkelijker en dynamischer te maken?

Your 5 burning questions?
— Vraag 1 —
Ben ik met mijn team klaar om over te schakelen op hybride meetings? Voel ik nog drempels bij mezelf en/of de deelnemers?
— Vraag 2 —
Hoe gebruik ik optimaal de aanwezige technologie van mijn organisatie voor hybride meetings?
— Vraag 3 —
Hoe zorg ik op een motiverende manier voor basishygiëne in mijn hybride meeting?
— Vraag 4 —
Welke stappen kan ik nemen voor, tijdens en na de hybride meeting voor een maximaal rendement?
— Vraag 5 —
Hoe maken we hybride meetings deel van onze dagdagelijkse praktijk, met oog op samenstelling, frequentie en kanaal?

Doelgroep

  • Je wil je handigheid met de beschikbare tools in je organisatie vergroten en/of de verschillende mogelijkheden beter leren kennen en gebruiken
  • Je wil ervoor zorgen dat jij en je deelnemers niet sterven aan 'death by videoconference'
  • Je wil het eenrichtingsverkeer doorbreken en ook online optimale interactie toelaten
  • Je houdt van tempo en efficiëntie in je meetings en wil dit behouden in een hybride setting
  • Je wil niet dat de technologie in de weg staat, maar net passend ondersteunt wat je wil realiseren met je meeting
  • Je wil van de nood een deugd maken en in deze bijzondere periode beter worden in het faciliteren van contact vanop afstand
Created with Sketch.
Created with Sketch.

Ons programma van 4 bouwblokken

Korte intake om kennis te maken met de specifieke vraag en de aanwezige technologie. Toegang regelen op de bestaande vergaderapplicaties om een optimaal rendement van de training te garanderen. We passen de 4M's van meeting magic (Mindset - Muscles - Method - Machinery) toe in deze 4 stappen:

  • Stap 1: voorbereiden en uitnodigen
  • Stap 2: connecteren en lanceren van de meeting
  • Stap 3: divergeren en diep in inhoud duiken
  • Stap 4: convergeren, engageren en opvolgen
Program mode Purpose Duration
Power webinar Exploring 90 minuten
Online training Focus 6 uur

“Online werken is ontstaan als bypass voor analoog werken. Ooit zullen die rollen omgekeerd worden. En het is maar de vraag of dat nog lang op zich zal laten wachten."

Jan Bal, bean mechanic and online coffee drinker